Tata
Cara Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
Pola
Umum pembentukan PPID
Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (PPID)
adalah pejabat yang bertugas dan bertanggung jawab melakukan pengelolaan dan
pelayanan informasi publik meliputi proses pengumpulan, penyediaan,
pengklasifikasian, penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi.
Materi tanya jawab ini sebagai acuan pembentukan PPID dalam dua pola /
pendekatan yaitu SENTRALISASI dan DESENTRALISASI. Catatan penting terkait
penetapan informasi dikecualikan dalam pola/pendekatan DESENTRALISASI adalah
bahwa informasi dikecualikan ditetapkan oleh PPID utama yang disetujui pimpinan
tertinggi badan publik. Akan tetapi menyangkut pelayanan informasi bisa
dilakukan oleh PPID pada tingkat satuan kerja dibawahnya.
1) Pola SENTRALISASI, yaitu
a)
PPID dijabat oleh pengelola bidang
komunikasi, informasi, dan kehumasan tingkat kementerian/pemerintah daerah
provinsi/kabupaten/kota yang ditunjuk oleh pimpinan tertinggi di masing –
masing lembaga tersebut.
b)
Satuan – satuan kerja di bawah lembaga
tersebut dapat membentuk PPID yang fungsinya membantu PPID pusat/utama.
c)
Dalam penetapan informasi yang
dikecualikan di seluruh satuan kerja lembaga tersebut ditetapkan oleh PPID
pusat/utama atas persetujuan pimpinan tertinggi lembaga tersebut.
d)
Dalam rangka membantu pelaksanaan
tugasnya, PPID dapat mengangkat Pejabat Fungsional Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi (FPID).
e)
Selain itu, untuk mengoptimalkan
pelaksanaan tugas di setiap satuan kerja dapat mengangkat Pejabat Fungsional
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (FPID) seperti pranata humas, arsiparis,
pranata komputer dan pustakawan (sesuai
kebutuhan);
f) Bila
terjadi sengketa, maka atasan PPID utama harus membantu PPID satuan kerja
dibawahnya yang bersengketa.
2) Pola SENTRALISASI, yaitu
a)
Tingkat Kementerian/LPNK Selain pembentukan
PPID (pusat/utama) bahwa PPID dapat dibentuk di setiap satuan kerja eselon
I/II/III yang ditetapkan oleh kepala satuan kerja. Dalam penetapan informasi
yang dikecualikan di seluruh satuan kerja lembaganya diputuskan oleh PPID
pusat/utama atas persetujuan pimpinan tertinggi lembaga tersebut.
b)
Tingkat Provinsi/Kabupaten/Kota PPID
dapat dibentuk di setiap SKPD Provinsi/Kab/Kota yang ditetapkan oleh kepala
SKPD. Dalam penetapan informasi yang dikecualikan di seluruh SKPD ditetapkan
oleh PPID Provinsi/Kab/Kota atas persetujuan Gubernur/Bupati/Walikota.
c)
Tingkat Kecamatan/Desa PPID dapat
dibentuk di tingkat kecamatan/desa untuk melaksanakan fungsi pelayanan
informasi publik yang ditetapkan oleh bupati/walikota/camat/kepala desa sesuai
dengan kebijakan bupati/walikota. Penetapan informasi yang dikecualikan
ditetapkan oleh PPID kabupaten/kota atas persetujuan Bupati/Walikota setempat
1.
Apakah
UU Keterbukaan Informasi sebagai suatu UU yang tiba – tiba muncul mengusung
kebebasan informasi pada masyarakat dan pemerintah ?
Jawab : Tidak, jauh sebelum itu sudah ada UU lain
yang menginisiasi keterbukaan infomasi antara lain:
a. UU
No. 8 Tahun 1998 tentang Kebebasan Mengemukakan Pendapat;
b. UU
No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari
KKN;
c. UU
No. 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi yang kemudian
diubah dengan UU No. 20 Tahun 2001;
d. Peraturan
Pemerintah No. 71 Tahun 2000 tentang Tata Cara Pelaksanaan Peran Serta
Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana
Korupsi;
e. UU
No. 15 Tahun 2002 tentang Tindak Pidana Pencucian Uang; dan 6. UU No. 30 Tahun
2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi (KPK).
Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
2.
Apa
yang dimaksud dengan PPID?
Jawab
: PPID adalah pejabat yang diangkat oleh pimpinan tertinggi badan publik
melalui Surat Keputusan (SK). PPID bertanggung jawab kepada atasan langsung
PPID. Atasa PPID merupakan penentu pengambilan kebijakan apabila muncul masalah
dalam pengelolaan dan pelaksanaan layanan informasi termasuk dalam menentukan
informasi yang dikecualikan atau tidak. Dalam melaksanakan wewenangnya, atasan
PPID berkoordinasi dan meminta masuk pan dari Tim Pertimbangan Pelayanan
Informasi.
3.
Siapa
yang menunjuk/menetapkan PPID?
Jawab
: Institusi Pejabat yang menunjuk/ PPID Bertanggung menetapkan Jawab kepada : Lembaga Tinggi
Negara Ketua/Kepala Atasan PPID sesuai SK Kementerian/ Menteri/Kepala Lembaga
Atasan PPID sesuai SK Lembaga Setingkat
Kementerian Lembaga Pemerintah
Non Kepala Badan/Lembaga Atasan PPID sesuai SK Kementerian (LPNK) Pemerintah Provinsi Gubernur Atasan PPID
sesuai SK Pemerintah Provinsi Bupati/Walikota Atasan PPID sesuai SK Badan Usaha
Milik Direktur Utama Atasan PPID sesuai SK Negara/daerah (BUMN/D)
4.
Apa
kriteria penunjuk / penetapan PPID?
Jawab
:
a.
Pejabat struktural;
b.
Memiliki kompetensi di bidang
pengelolaan dokumen, pengolahan data, pelayanan informasi, komunikasi, dan
kehumasan.
5.
Apa
kriteria penunjuk / penetapan PPID?
Jawab
: PPID mempunyai tugas merencanakan dan mengorganisasikan, melaksanakan,
mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pelayanan informasi di badan publik.
6.
Apa
fungsi PPID?
Jawab
: PPID mempunyai fungsi antara lain :
a. Penghimpunan
informasi publik dari seluruh unit kerja di badan publik;
b. Penataan
dan penyimpanan informasi publik yang diperoleh dari seluruh unit kerja di
lingkungan badan publik;
c. Penyeleksian
dan pengujian informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualian dari
informasi yang terbuka untuk publik;
d. Pelayanan
informasi publik;
e.
Penyelesaian sengketa pelayanan
informasi.
Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
7.
Siapa
anggota TIM Pertimbangan Pelayanan Informasi (TP2I)?
Jawab
:
a. TP2I
di tingkat Kementerian terdiri dari pejabat unit kerja eselon I.
b. TP2I
di tingkat Provinsi adalah Sekda dan para eselon II di lingkungan Sekda.
c. TP2I
di tingkat Kabupaten/Kota adalah Sekda dan para eselon III di lingkungan Sekda.
8.
Apa
tugas TP2I?
Jawab :
a. Membahas
dan mengusulkan jenis informasi publik yang dikecualikan untuk selanjutnya di
tetapkan dengan keputusan Menteri/Kepala LPNK/Gubernur/Bupati/Walikota/Direktur
Utama atau jabatan yang setara.
b. Membahas
dan memberikan pertimbangan kepada PPID dalam penyelesaian sengketa informasi.
c.
Menyelesaikan hal – hal lain yang
dipandang perlu dalam rangka peningkatan pelayanan informasi publik.
Pejabat
Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PFPID)
9.
Apa
kriteria PFPID?
Jawab :
a. Pejabat
Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PFPID) merupakan pejabat
fungsional yang ditunjuk untuk membantu PPID;
b. PFPID
memiliki kompetensi di bidang pengelolaan dokumen, pengolahan data, pelayanan
informasi, komunikasi dan kehumasan serta pelaksanaan pelayanan informasi
publik;
c. PFPID
terdiri dari pranata humas, arsiparis, pranata komputer, pustakawan, dan
pejabat fungsional lainnya yang diperlukan.
10. Apa tugas PFPID?
Jawab : PFPID
mempunyai tugas membantu PPID dalam pengelolaan informasi dan dokumen di
lingkungan badan publik, meliputi :
a. Pengumpulan
dan pengidentifikasian data dan informasi dari seluruh unit kerja di lingkungan
badan publik;
b. Pengolahan,
penataan, dan penyimpan data dan/atau informasi yang diperoleh dari seluruh
unit kerja di lingkungan badan publik;
c. Penyeleksian
dan pengujian data dan informasi yang termasuk dalam kategori dikecualian dari
informasi yang dibuka untuk publik;
d. Bekerja
sama dengan pejabat pada unit pemilik informasi untuk melakukan pengujian guna
menentukan aksesibilitas atas suatu informasi
11. Dimana Kedudukan PFPID?
Jawab :
a. PFPID
berkedudukan pada PPID dan disatuan kerja/Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)/direktorat
masing – masing;
b. PFPID
diusulkan oleh atasan pejabat fungsional;
c. PFPID
ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) atasan langsung PPID;
d.
Untuk membantu kelancaran pengolahan
informasi di masing – masing satuan kerja, setiap satuan kerja minimal memiliki
pejabat fungsional pranta humas, pranata komputer, dan arsiparis.
Pelayanan
Informasi
12. Bagaimana tatacara dan mekanisme
dalam memberikan dan menjawab permintaan informasi dari pemohon informasi?
Jawab
: Pelayanan informasi terbagi menjadi
dua kegiatan berdasarkan pengelompokan informasi publik yang bersifat terbuka
(disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, dan tersedia setiap
saat) dan yang dikecualikan. Untuk pelayanan informais publik yang bersifat
terbuka diumumkan melalui berbagai bentuk dan media (media elektronik dan
nonelektronik)
1.
Informasi Publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui
media elektronik dan nonelektronik
2.
Permintaan informasi publik yang disediakan setiap saat. Semua informasi
publik yang dikategorikan wajib setiap
saat oleh badan publik dalam bentuk hardcopy/tercetak. Pelayanan atas
permintaan informasi publik tersebut diatur diatur sebagai berikut :
a.
Mekanisme Pelayanan Informais yang
tersedia setiap saat atas permintaan tertulis.
1.
Pemohon informasi publik mengajukan permintaan
informasi kepada PPID
2.
Pejabat PPID menerima permohonan
infromasi
3.
PPID melakukan pencatatan permintaan
informasi dari pemohon untuk kepentingan tertib administrasi. Untuk mempermudah
masyarakat dalam meminta informasi publik, PPID menyiapkan Formulir Perimintaan
Informasi, yang terdiri dari :
a. Nomor
Formulir (Nomor Pendaftaran)
b. Nama
Pemohon Informasi
c. Alamat
dan Nomor Telepon Pemohon Informais ( Foto copy KTP)
d. Subjek
dan keterangan informasi yang diminta
e. Alasan
permintaan informasi
f. Nama
Pengguna Informasi
g. Alamat
dan Nomor Telepon Pengguna Informasi (Foto copy KTP)
h. Alasan
pengguan informasi
i.
Format dan cara pengiriman
j.
Nama dan Tanda Tangan PPID
k. Tanggal
diterimanya Permohonan Informasi
l.
Cap badan public
4.
Pemberian tanda bukti permohonan
informasi (nomor pendaftaran) kepada permohonan informasi
b.
Mekanisme Pelayanan Informasi yang
tersedia setiap saat atas permintaan secara tidak tertulis.
Langkah-langkah dalam mekanisme
pelayanan informasi yang tersedia setiap saat meliputi :
1) Permohonan
Informasi Publik mengajukan permintaan
informasi kepada PPID
2) Pejabat
PPID menerima permohonan informasi
3) PPID
melakukan pencatatan permintaan informasi dari pemohon untuk kepentingan tertib
administrasi. Untuk mempermudah masyarakat dalam meminta informasi publik, PPID
menyiapkan Formulir Permintaan Informasi,
yang terdiri :
a. Nomor
Formulir ( Nomor Pendaftaran)
b. Nama
Pemohonan Informasi
c. Alamat
dan Nomor Telepon Pemohon Informasi (Foto copy KTP)
d. Subjek
dan keterangan informasi yang diminta
e. Alasan
permintaan informasi
f. Nama
Pengguna Informasi
g. Alamat
dan Nomor Telepon Pengguna Informasi (Foto copy KTP)
h. Alasan
pengguna informasi
i.
Format dan cara pengiriman
j.
Nama dan Tanda Tangan PPID
k. Tanggal
diterimanya Permohonan Informasi
l.
Cap badan publik
4) Petugas
pelayanan informasi wajib melakukan konfirmasi kepada pemohon informasi
mengenai kebenaran data pemohon dan pengguan informasi
5) Pada
saat konfirmasi ditemukan ketidaksesuain data pemohon dan pengguna, maka
petugas pelayan informasi berhak untuk tidak melayani permintaan informasi
c. Selambat-lambatnya
dalam waktu 10 hari sejak sejak permohonan diterima oleh PPID, maka PPID maka
PPID wajib menanggapi permintaan informasi mellaui pemberitahuan tertulis.
Pemberitahuan itu meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi
ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau
ditolak
d. Jika
PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambatlambatnya 7(tujuh) hari kerja
sejak tanggapan pertama diberikan. PPID harus memberitahukan secara tertulis
apakah permintaan informasi dapat dipenuhi atau tidak
e. Jika
permintaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan
materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah soft copy atau data
tertulis, biaya yang dibutuhkan. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam
surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan. Jika permintaan informasi
ditolak, permohonan dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID, Komisi
Informasi, Pengadilan Tata Usaha Negara, dan Mahkamah Agung sebagai upaya
terakhir.
13. Siapa yang berhak meminta infirmasi
kepada badan publik?
Jawab :
-
Ayat 1 : Setiap orang berhak memperoleh
informasi publik (IP) sesuai dengan ketentuan UU ini.
-
Ayat 2 : Setiap orang berhak : a.
Melihat dan mengathui informasi publik b. Menghadiri pertemuan publik yang
terbuka untuk umum untuk memperoleh informasi publik c. Mendapatkan salinan
informasi publik mellaui permohonan sesuai dengan UU ini, d. Menyebarluaskan informasi publik sesuai
dengan peraturan perundangundangan
-
Ayat 3 : setiap pemohon informasi publik
berhak mengajukan permintaan informasi publik disertai alasan permintaan
tersebut
-
Ayat 4 : Setiap pemohon informasi publik
berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh informasi
publik mendapatkan hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan
undang-undang ini
Pengecualian
Informasi
14. Apa asas pengecualian dalam UU
KIP?
Jawab
: Dalam Pasal 2 UU KIP tercantum
sebagai berikut :
a.
Setiap Informasi Publik bersifat
terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik
b.
Informasi Publik yang dikecualikan bersifat
ketat dan terbatas.
c. Setiap
Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan
cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana.
Informasi Publik yang dikecualikan
bersifat rahasia sesuai dengan Undang-undang,
memenuhi asas kepatutan, dan mempengaruhi kepentingan umum didasarkan pada
pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan
kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup
Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada
membukanya atau sebaliknya mendapatkan hambatan atau kegagalan sesuai dengan
ketentuan undang-undang ini
15. Apa yang dimaksud uji
konsekuensi?
Jawab
: Uji Konsekuensi adalah suatu kajian yuridis untuk memutuskan apakah suatu
konsekuensi yag membahayakan kepentingan yang dilindungi oleh Undang-Undang
masih relevan jika informasi dibuka (relevansi yuridis).
Pasal
2 ayat (4) UU KIP Informasi Publik yang dikecualikan bersifat sesuai dengan
Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian
tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada
masyarakat serta dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup Informasi Publik
dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau
sebaliknya.
Penjelasan
ayat (4) Yang dimaksud dengan “konsekuensi yang timbul” adalah konsekuensi yang
membahayakan kepentingan yang dilindungi berdasarkan Undang-Undang ini apabila
suatu Informasi dibuka. Suatu Informas dapat dikategorikan terbuka atau
tertutup harus didasrkan pada kepentingan publik. Jika kepentingan publik yang
lebih besar dapat dilindungi denga menutup suatu Informasi, Informasi yang
tersebut harus dirahasiakan atau ditutup dan sebaliknya.
16. Siapa yang melakukan uji
konsekuensi?
Jawab
: Pasal 19 UU KIP Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi di setiap Badan Publik wajib melakukan pengujian
tentang konsekuensi sebagaimana dimaksud dalam pasal 17 dengan seksama dan
penuh ketelitian sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan
untuk diakses setiap Orang. Pasal 45 ayat (1) UU KIP. Badan Publik harus
membuktikan hal-hal yang mendukung pendapatnya apabila menyatakan tidak dapat
memberikan Informasi dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 dan
Pasal 35 ayat (1) huruf a
17. Bagaimana langkah-langkah dalam
melakukan uji konsekuensi? (bila badan
publik telah menetapkan
PPID)
Jawab:
Pertama.
Mamahami informasi yang diminta
1. Apa
sesungguhnya informasi yang diminta pemohon (untuk apa, kapan dan/atau apa saja
komponen isinya)?
2. Apa
nama dokumen yang memuat informasi tersebut?
3. Unit
kerja mana yang menguasai dokumen tersebut?
Kedua.
Mangkaji isi dokumen
4. Adakah
informasi privat yang termuat dalam dokumen tersebut?
5. Adakah
informasi publik yang dilarang untuk dipublikasikan oleh undang- undang terakit
dalam dokumen tersebut?
Ketiga.
Mengkaji konsekuensi yang timbul
6. Mengapa
undang- undang tersebut mengharuskan kerahasiaan atas informasi tersebut?
(gunakan pendapat ahli jika diperlukan)
7. Apakah
tujuan kerahasiaan tersebut memiliki relevansi dengan pengecualian pada pasal
17 UU KIP? (jika ya, tutup)
Keempat.
Menyusun Pertimbangan tertulis
8. Menyusun
pertimbangan hukum terhadap status informasi.
9. Menganalisa
kondisi sosial, ekonomi dan politis dan hankam yang terkait dengan informasi
tersebut, dan
10. Merekomendasikan
teknis penyampaiannya berdasarkan analisis situasi di atas jika hasil uji
menyatakan informasi ditutup.
18. Apakah laporan keuangan dapat
diberikan ke pemohon ?
Jawab:
a. Laporan
keuangan boleh diberikan yang sudah di audit dengan ringkasan/ iktisarnya saja
yang meliputi ringkasan realisasi, neraca, catatan atas laporan keuangan dan
aset.
b. Sedangkan terkait
dengan administrasi, dokumen teknis dan dokumen baiaya tidak dapat diberikan
karena mengandung unsur Pasal 17 (ayat a)
19.
Apakah pemohon boleh meminta kuitansi kegiatan
Jawab: Tidak boleh karena hal tersebut merupakan
dokumen pertanggungjawaban.
20.
Apa ini mediasi dalam sengketa informasi? Dan berapa lama prosesnya?
Jawab: Mediasi bertujuan untuk menyelesaikan
sengketa melalui kesepakatan antara para pihak terkait dengan pokok perkara
yang terdapat dalam Pasal 35 ayat (1) huruf b sampai huruf g.
a.
Pasal 35 UU KIP 1. Setiap Pemohon
Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan alasan berikut: penolakan
atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 17,
b.
tidak disediakannya informasi berkala
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9;
c.
tidak ditanggapinya permintaan
informasi;
d.
permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;
e.
tidak dipenuhinya permintaan informasi;
f.
pengenaan biaya yang tidak wajar; dan/atau
g.
penyampaian informasi yang malebihi
waktu yang diatur dalam Undang Undang ini. 2. Alasan sebagaimana dimaksud ayat
(1) huruf b sampai dengan huruf g dapat diselesaikan secara musyawarah oleh
kedua belah pihak.
21. Apakah Lembaga Penegak Hukum berhak
mengintervensikan sengketa informasi
yang sedang diproses atau ditangani oleh Komisi Informasi ?
Jawab : Menurut asas hukum, perkara yang masih
diperiksa Komisi Informasi dan belum ada keputusan hukum yang tetap maka tidak
ada pihak atau instansi manapun yang dapat melakukan penanganan atas perkara
yang disengketakan. Keputusan Komisi Informasi yang tidak diterima oleh para
pihak hanya bisa diproses lebih lanjut melalui peradilan tata usaha negara
(PTUN)
22. Beberapa kelemahan badan publik
berdasarkan pengalaman dari beberapa
kali menjadi saksi ahli di kepolisian :
Jawab
:
a.
Membuat interprestasitersendiri terhadap
peraturan yang berlaku.
b.
Terlalu mudah mengatakan suatu informasi
publik yang diminta bukan merupakan domain atau tidak dikuasainya
c.
Menyepelekan batas waktu penyampaian
informasi publik
d.
Menganggap ringan kewajiban untuk
menyampaikan informasi publik yang bersifat serta merta, tersedia setiap saat
dan bersifat berkala
e.
Menjanjikan kompensasi tertentu yang
sesungguhnya tidak diatur dalam UU KIP
f.
Menganggap bahwa penyediaan website
sudah dianggap segala-galanya tanpa rincian informasi
g. Kurang
kooperatif terhadap permohonan informasi publik
Tidak ada komentar:
Posting Komentar